Od roku 2011 připravuje Pracovní skupina, založená na platformě Memoranda o spolupráci při přípravě standardizační základny pro certifikaci procesů správy záznamů a rozvoji odborného know-how a všeobecného povědomí v této oblasti v organizacích státní a veřejné správy, slovník pojmů, který by přispěl ke sjednocení výkladu jednotlivých klíčových termínů v oblasti správy dokumentů a spisové služby.
První verze Slovníku pojmů, zveřejněná 1. 7. 2012, byla opřena o výběr pojmů definovaných v mezinárodním standardu ISO 15489 Informace a dokumentace – Správa dokumentů, a jejich výklad ve světle české legislativy i dalších ISO norem a jiných metodických zdrojů. Shodou okolností však ve stejném dni vstoupila v platnost novela archivního zákona a o několik dní i nová prováděcí vyhláška, a práce na sjednocování terminologie tak nabrala další směr, jehož vyústěním je dnes na konferenci e-government 20:10 představená nová verze Slovníku pojmů, tentokrát s podtitulem „Základní pojmy z oboru správy dokumentů podle legislativy ČR a jejich výklad v kontextu mezinárodních norem a standardů„.
V nové verzi, která vznikla opět na platformě Pracovní skupiny Memoranda, se obrátil přístup a jako primární výkladový zdroj byla využita platná legislativa. Díky tomu se výrazně rozšířil počet pojmů, a to z původních 32 na aktuálních 123 pojmů, rozdělených do dvou kategorií – těch pojmů, které mají přímo v legislativě zavedenu svou definici, a pojmů, které jsou vybrány z jiných zdrojů, nebo je legislativa užívá aniž by je přímo definovala.
Slovník ve formátu PDF je ke stažení ze stránek IRMS.
Chtěli bychom zde vyjádřit naše poděkování všem členům Pracovní skupiny, kteří se na přípravě nové verze slovníku podíleli a přispěli tak k dalšímu rozvoji oboru správy dokumentů a spisové služby. Zejména se jedná o vedoucího pracovní skupiny pana Stanislava Fialu, a dále pak o její aktivní členy – Martinu Macek, Jana Frka, Vladimíru Hlouškovou, Lenku Švejdarovou, Tomáše Lechnera, Josefa Šustra a další, kteří svou prací, radou a pomocí přispěli ke vzniku této verze Slovníku pojmů.