Organizací, které se stejně jako naše odborná společnost věnují problematice správy dokumentů a spisové služby nebo některým jejím aspektům, působí v České republice hned několik. Mezi aktivnější z nich patří respektované občanské sdružení s dlouhou a úspěšnou historií – ICT Unie. Ta na konci loňského roku obnovila činnost své pracovní skupiny „Archivnictví“, do jejíž činnosti spadá i problematika živých dokumentů.
Tuto novou aktivitu zástupci IRMS se zájmem sledovali a po novém roce jsme se do ní i aktivně zapojili a začali se jako hosté účastnit jednání pracovní skupiny. Stěžejním cílem pracovní skupiny je snaha připravit poziční dokument obsahující tyto oblasti:
- definice důvěryhodného elektronického dokumentu
- sjednocující základní pravidla pro správu a dlouhodobé ukládání dokumentů, použitelná jak pro veřejnou, tak i pro komerční sféru
- definice formátu „důkazního materiálu“ důvěryhodného elektronického dokumentu.
V současné době je připraven dokument s názvem „Důvěryhodný digitální dokument – Stanovisko ICT UNIE k problematice právně validního dokumentu„, zpracovávající první z vytyčených oblasti. Dokument je postoupen k veřejnému připomínkování, do nějž bylo zapojeno také IRMS. Členové, kteří by měli zájem se na připomínkování podílet, mohou kontaktovat presidenta sdružení pro další instrukce.