Povinnost zavést jako součást elektronického systému spisové služby Jmenný rejstřík stanoví zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, v souvislosti se svou novelizací zákonem č. 111/2019 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s přijetím zákona o zpracování osobních údajů. Konkrétně se jedná o ustanovení Čl. XXI odst. 3, který stanoví:
„Vykonávají-li určení původci spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, vedou jako samostatnou funkční část evidenční pomůcky jmenný rejstřík v elektronické podobě určený pro automatické zpracovávání údajů o odesílatelích a adresátech dokumentů evidovaných v evidenční pomůcce a jiných osobách, jichž se dokumenty evidované v evidenční pomůcce týkají.“
Archivní správa Ministerstva vnitra zpracovala ke způsobu jakým má být naplněna tato nová povinnost, metodický návod, který byl dnes zveřejněn na stránkách ministerstva. Dokument naleznete ke stažní zde, příápadě na stránkách Ministerstva vnitra.