METODICKÝ DOTAZ #2: Soulad ISSD s NSESSS

dotaz:

Je někde přesně / striktně / explicitně napsáno, že OVM nemůže používat ISSD, které buď nejsou napojeny nebo nesplňují NS? Ideálně i s postihem, pokud takový systém bude používat.

Celá řada metodiků spisové služby na OVM řeší, že personální a ekonomické systémy fungují mimo kontext správy dokumentů a nikdo to nechce změnit, protože to nepovažuje za nutné. Bez legislativní podpory si z pozice metodiky spisové služby při současných rozpočtech nevynutíme změnu tohoto přístupu, nedáme-li k tomu i případnou pokutu.

Odpověď:

V rámci ArchZ je veřejnoprávním původcům uložena povinnost řádného vedení spisové služby. Tato povinnost se vztahuje na všechny dokumenty.

Pro účely tohoto zákona se rozumí …
… dokumentem každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové či digitální, která byla vytvořena původcem nebo byla původci doručena,
… výkonem spisové služby zajištění odborné správy dokumentů vzniklých z činnosti původce, popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností,

zákon č. 499/2004 Sb., § 2

(1) Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií mají … dále jen „veřejnoprávní původci“

zákon č. 499/2004 Sb., § 3

Pro výkon spisové služby využívají veřejnoprávní původci elektronický systém spisové služby.

(3) Veřejnoprávní původci vykonávají spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby.

zákon č. 499/2004 Sb., § 63

Možnost využít pro výkon spisové služby další evidenční pomůcky definuje SpisV.

(1) Veřejnoprávní původce eviduje dokumenty v základní evidenční pomůcce. Základní evidenční pomůckou spisové služby vykonávané v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby je elektronický systém spisové služby. …
(2) Stanoví-li tak jiný právní předpis nebo veřejnoprávní původce ve spisovém řádu, veřejnoprávní původce eviduje dokumenty stanovené jiným právním předpisem nebo spisovým řádem v samostatné evidenční pomůcce, kterou je samostatná evidence dokumentů; dokumenty evidované v samostatné evidenci dokumentů veřejnoprávní původce neeviduje v základní evidenční pomůcce. Samostatná evidence dokumentů vedená v elektronické podobě musí být v souladu s požadavky stanovenými národním standardem.

vyhláška č. 259/2012 Sb., § 8

Z výše uvedeného je zřejmé, že všechny dokumenty orgánu veřejné moci (s výjimkou dokumentů, u kterých spisový řád stanoví, že nepodléhají evidenci) musí být evidovány buď v elektronickém systému spisové služby, nebo v jiné evidenční pomůcce, tedy v informačním systému spravujícím dokumenty. Všechny informační systémy spravující dokumenty pak musí být v souladu s požadavky NSESSS a ostatních právních předpisů upravujících výkon spisové služby.

Pokud původce tuto povinnost nedodrží, dopouští se přestupku podle § 74 odst. 9, za což mu hrozí podle odst. 12, písm. c) téhož paragrafu pokuta do výše 200 tisíc Kč.

(9) Určený původce nebo původce uvedený v § 63 odst. 2 se dopustí přestupku tím, že
a) v rozporu s § 63 nevykonává spisovou službu,
b) v rozporu s § 66 odst. 1 nevydá spisový řád nebo spisový a skartační plán, anebo v rozporu s § 66 odst. 2 neoznačuje dokumenty podle skartačního řádu a spisového a skartačního plánu spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami,
c) nedodrží podmínky pro ukládání dokumentů podle § 68, nebo
d) v rozporu s § 68 odst. 1 neukládá dokumenty podle spisového a skartačního plánu.

(12) Za přestupek lze uložit pokutu do
c) 200000 Kč, jde-li o přestupek podle odstavce 1 písm. a), odstavce 6, 7, 8, 9 nebo 10.

zákon č. 499/2004 Sb., § 74