Ve středu 25. dubna 2012 projednal Senát Parlamentu České republiky na své 21. schůzi návrh zákona, kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu), ve znění pozdějších předpisů, a další související zákony (senátní tisk č. 328) a tento návrh zákona přijal v podobě předložené Poslaneckou sněmovnou.
Novela zákona vychází z identifikovaných problémů v oblasti uchování dokumentů v digitální podobě a jejím cíle je zakotvit do právního řádu principy a normativní vymezení, reagující na tyto skutečnosti:
- Na základě provedených konzultací je zřejmé, že jedním z důvodů poměrně nedůvěřivého přístupu ke skutečně efektivnímu zpracování dokumentů v digitální podobě v rámci spisové služby jsou hlavně nejasná pravidla pro střednědobé a dlouhodobé uchovávání dokumentů v digitální podobě a zajištění jejich věrohodnosti. Zatímco tedy tradiční dokumenty v analogové podobě archivy vybírají a ukládají ve svých depozitářích, výběr a uchovávání archiválií v digitální podobě v současné době prakticky neexistuje. Současný stav v oblasti péče o dokumenty v digitální podobě v České republice zaostává za jinými evropskými zeměmi (Velká Británie, Nizozemí, Německo apod.) a dalšími vyspělými státy světa (USA, Austrálie apod.), přičemž jedna z příčin tohoto stavu je nejasná metodika pro standardizaci procesů správy elektronických dokumentů, resp. neúplná nebo neexistující právní úprava této oblasti. Aktuální neutěšený stav řešení problémů spojených s dlouhodobým ukládáním a zpřístupňováním elektronických archiválií v českém prostředí přitom neodpovídá podmínkám nového legislativního rámce nastaveného v roce 2009 (viz shora – novela zákona č. 499/2004 Sb. provedená zákonem č. 190/2009 Sb.).
- České republice v současné době chybí pracoviště, které je schopné zajistit komplexní, dlouhodobé, bezpečné a důvěryhodné uchovávání dokumentů v digitální podobě trvalé povahy (archiválií v digitální podobě), i fyzické úložiště archiválií v digitální podobě, které bude schopné reagovat na neustálý rozvoj technologií a rostoucí objem dokumentů digitální podobě, a tedy i archiválií z nich vybraných a zaevidovaných. Přitom toto pracoviště je předpokladem pro základní zachování archiválií produkovaných modernizující se veřejnou správou pouze v digitální podobě, pro rozšíření a zkvalitnění přístupu k archiváliím, pro zvýšení úrovně jejich ochrany a pro vytvoření nových možností pro práci s archiváliemi s využitím informačních technologií.
- Pro zajištění dlouhodobé správy dokumentů v digitální podobě je nutné vytvořit podmínky pro vybudování jednotného informačního systému Národního digitálního archivu, a to udržitelného a snadno rozšiřitelného, jehož segmenty budou v zájmu péče o archiválie v digitální podobě a shromažďování informací o nich jednak umožňovat nepřetržitou komunikaci s informačními systémy dalších archivů, knihoven, muzeí apod., jednak budou umožňovat přístup uživatelů k informacím a archiváliím určeným jako veřejné informace.
- Pro podporu zpracovávání a pro zpřístupňování archiválií v digitální podobě a informací o těchto archiváliích je nutné vymezit podmínky pro vytvoření a fungování celostátního archivního portálu. Tento portál by měl obsahovat komunikační vazby s portály ostatních archivů (jejich informačními systémy), knihoven a muzeí na národní i mezinárodní úrovni (uložené archiválie by měly být dostupné z jakéhokoliv místa nejen v České republice a v nesrovnatelně kratším čase, než tomu bylo doposud).
- V právním řádu je nutné zakotvit definice pravidel pro výběr a zpracovávání archiválií v digitální podobě veřejnými archivy a pravidla pro zajištění bezpečného uchování replik dokumentů v digitální podobě, včetně metodické podpory v oblasti digitalizace.
- Skutečnosti uvedené v bodech 1 až 5 jsou kromě jiného také reflexí k Národnímu programu reforem České republiky (Národní Lisabonský program 2005 – 2008 schválený usnesením vlády ze dne 14. září 2005 č. 1200), který je národní implementací lisabonské agendy a který zahrnuje rovněž oblast ochrany práv k duševnímu vlastnictví, urychlení pokroku v oblasti informačních a komunikačních technologií. Jedním z dílčích cílů Národního programu reforem České republiky je zvýšení efektivity výkonu veřejné moci (viz kapitola Modernizace a rozvoj dopravních a ICT sítí). Národní program reforem identifikuje rozvoj informační společnosti jako klíčový faktor zvýšení konkurenceschopnosti české ekonomiky. Podpora informační společnosti, především podpora rozvoje ICT sítí a podpora informační vzdělanosti, je tedy v rámci Národního programu reforem považována za jednu z hlavních priorit. Druhou klíčovou podmínkou širokého využívání ICT ve veřejných službách, malých a středních podnicích a domácnostech je podle Národního programu reforem šíření bohatého a rozmanitého digitálního obsahu a rozvoje aplikací a aktivní rozvíjení služeb informační společnosti. Zajištění těchto aktivit v rámci oblasti spisové služby a archivnictví je tedy nepochybně prioritou také pro úpravu v jejich rámci vymezovaných právních vztahů.
- V agendách veřejné správy, a to jak na jednotlivých úrovních státní správy, tak samosprávy, vzniká již několik let řada elektronických dokumentů nejrůznějších typů uchovávaných na nejrůznějších typech nosičů. Zapomíná se však na to, že bez dalšího zajištění všechny tyto nosiče (diskety, kompaktní disky, magnetické pásky apod.) ztrácejí během relativně krátké doby své vlastnosti a obsah se stává nečitelný. Pracovníci institucí se také často snaží předávat do spisoven data v tisknutelné podobě tak, aby se s nimi mohlo nakládat jako s klasickými písemnostmi. V řadě případů to však vůbec není možné. Například proto, že software, kterým byla data vytvořena, již není k dispozici, nebo se na nosičích vyskytují audiovizuální či zvukové nahrávky, které nelze na papír tisknout, nebo se na nosičích vyskytují data databázových systémů, která vzhledem k referenční integritě není možno jednoduše vytisknout, aniž by se nějaké informace neztratily.
- Pokud budou vymezeny technické a organizační podmínky péče o archiválie v digitální podobě a obecné technické a organizační podmínky pro vybudování „úložišť archiválií v digitální podobě“, tedy digitálních archivů, je nutné normativně stanovit také zásady pro získání oprávnění (akreditace) k provozování digitálního archivu, stanovit akreditující osobu a její práva a povinnosti při rozhodování o udělení takového oprávnění.
- Ustanovení některých právních předpisů jsou pro zajištění výkonu spisové služby a archivnictví formulována příliš obecně, bez zajištění potřebných vazeb na požadavky reálného provozu původců dokumentů, a to především na doručování dokumentů v digitální podobě, ať již formou datové zprávy odesílané prostřednictvím veřejné sítě Internet, prostřednictvím informačního systému datových schránek, anebo doručované na médiích určených k přenosu dokumentů v digitální podobě. Uvedené právní předpisy dosud postrádají řešení zásadní problematiky podoby datových zpráv, resp. dokumentů v digitální podobě po stránce technické.
V rámci podrobné analýzy právního a skutkového stavu popsané výše pak byly jako klíčové principy pro zpracování novely zákona vyhodnoceny:
- stanovení podmínek nakládání s archiváliemi v digitální podobě, zejména jejich výběr a ukládání, a stanovení podmínek samotné archivace dokumentů v digitální podobě,
- vymezení jednotného právního rámce pro provozování systémů spisové služby u původců dokumentů a nakládání s dokumenty v digitální podobě a odstranění výkladových a aplikačních nedostatků (tedy důsledné právní zakotvení komplexní péče o digitální archiválie),
- jednotná úprava specifických podmínek výkonu spisové služby ve veřejné správě, a to s ohledem na stávající praxi (stanovení dalších podrobností věcných, technických a organizačních podmínek pro výkon spisové služby v elektronické podobě tak, jak nezbytnost jejich řešení prokázaly požadavky praxe a vyhodnocení zkušeností z aplikace příslušných ustanovení zákona č. 499/2004 Sb. a vyhlášky č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, vzhledem k vývoji elektronických systémů pro vedení spisové služby v elektronické podobě),
- zpřesnění postavení jednotlivých původců a vymezení jim ukládaných povinností,
- podrobnější úprava nakládání s dokumenty v digitální podobě s přihlédnutím k potřebám jejich ukládání a archivace,
- vytvoření věcné a odborně způsobilé struktury subjektů oprávněných k ukládání dokumentů v digitální podobě,
- stanovení podmínek zpřístupňování a poskytování archiválií v digitální podobě,
- stanovení přestupků a správních deliktů na úseku péče o archiválie v digitální podobě a jejich užívání,
- provedení jednotné úpravy přijímání a odesílání dokumentů v digitální podobě,
- zavedení pojmů „uznávaný elektronický podpis“ a „uznávaná elektronická značka“ jako jedinečných, svébytných pojmů, tedy již nikoliv jako legislativní zkratky zaváděné pro potřeby jednotlivých zákonů pro „zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu vydávaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb a obsahující údaje jednoznačně identifikující podepisující osobu“ a „elektronickou značku založenou na kvalifikovaném systémovém certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb“.
Text zákona po novele s vyznačením změn je možné nalézt zde.