Národní archiv České republiky v rámci předarchivní péče a metodické podpory veřejnoprávních původců publikuje Informační list, ve kterém se věnuje aktuálním metodickým otázkám souvisejícím s výkonem spisové služby. Zde přinášíme přehled dosud publikovaných textů vydaných v rámci Informačního listu (originál najdete na stránkách Národního archivu):
Ročník 2020
Částka 7/2020
Částka 6/2020
Ročník 2019
Částka 5/2019
- č. 23/2019: Změny při provádění skartačních řízení v souvislosti s modernizací národního archivního portálu
- č. 22/2019: Doručenka v elektronických systémech spisové služby
- č. 21/2019: Vyhotovování vyřizujících dokumentů – příklad dobré a špatné praxe
- č. 20/2019: Odmítání skenovaných skartačních návrhů veřejnoprávních původců s povinným výkonem spisové služby v elektronické podobě v eSSL
- č. 19/2019: Skartační řízení, smazání dokumentů, metadat, seskupení a transakčních protokolů až po dokončení přenosu
- č. 18/2019: Žádosti o výjimky z povinností v oblasti elektronického dokumentu a skartačního řízení při výkonu spisové služby v eSSL
- č. 17/2019: Skartační znaky „V“ ve skartačním řízení z eSSL
- č. 16/2019: Forma dokumentu a její vliv na tvorbu SIP
- č. 15/2019: Digitální a analogová forma dokumentu. Doplnění č. 12/2018 Informačního listu
Částka 4/2019
- č. 14/2019: Nadbytečné převody komponent do výstupních datových formátů
- č. 13/2019: Příprava skartačních návrhů v eSSL – generování SIP balíčků
- č. 12/2019: K problematice dokumentů vyřizovaných pod stejným číslem jednacím dle § 11 odst. 3 vyhlášky č. 259/2012 Sb. v eSSL
- č. 11/2019: 1. srpna 2012 jako rozhodné datum pro vyžadování úplných povinností původce
- č. 10/2019: Konstrukce spisových plánů s ohledem na hierarchii věcných skupin (doplnění k č. 25/2018 Informačního listu)
- č. 9/2019: Digitální podepisování a PDF/A
- č. 8/2019: Vlastní digitální dokumenty v elektronických systémech spisové služby a jejich podepisování
- č. 7/2019: Povinnost převodu do výstupního datového formátu ve spisovně
- č. 6/2019: Přejímání databází
- č. 5/2019: Jednoznačný identifikátor dokumentu a podací razítko
- č. 4/2019: Digitalizace (zdravotnické) dokumentace a možnost případného ničení vstupu
- č. 3/2019: Novela vyhlášky č. 259/2012 Sb.
- č. 2/2019: Výběr archiválií mimo skartační řízení po novele zákona o archivnictví a spisové službě
- č. 1/2019: Osobní údaje: jmenný rejstřík v novele archivního zákona
Ročník 2018
Částka 3/2018
- č. 37/2018: Tvorba SIP balíčků u dokumentů nebo spisů vyřízených, resp. uzavřených před 1. 8. 2012, SIP balíčky ze samostatné evidence dokumentů
- č. 36/2018: Otázka opatřování SIP balíčků autentizačními prvky
- č. 35/2018: Spisový a skartační plán a jeho hierarchické uspořádání
- č. 34/2018: Elektronická spisovna a dodatečná evidence obsahu spisovny
- č. 33/2018: Veřejné zakázky na elektronické systémy spisové služby: doporučení
- č. 32/2018: Přechod z elektronického systému spisové služby na listinnou formu výkonu spisové služby
- č. 31/2018: Kontinuita vedení spisové služby a změny elektronických systémů spisové služby
- č. 30/2018: Nahlížení do spisů podle správního řádu a vkládání protokolu o nahlížení do spisů včetně uzavřených spisů a vliv nově vložených dokumentů na spouštěcí událost
- č. 29/2018: Ztráta dokumentu ve spisu a její řešení
- č. 28/2018: Trvalý skartační souhlas na dokumenty automatizovaně vytvářené na základě dat z informačních systémů veřejné správy
- č. 27/2018: Aktualizovaný metodický návod pro kontrolu výkonu spisové služby vedené prostřednictvím eSSL
- č. 26/2018: Informační systémy spravující dokumenty, samostatné evidencí dokumentů a eSSL a přeevidování dokumentů mezi nimi
- č. 25/2018: Opakované používání kvalifikovaného časového razítka (přerazítkování), „autentičnost“ dokumentů v digitální podobě
- č. 24/2018: Ověřování platnosti elektronických podpisů, pečetí a časových razítek
- č. 23/2018: Použití elektronické pečetě, pokud byl dokument současně podepsán kvalifikovaným elektronickým podpisem
- č. 22/2018: Konec možnosti používání zaručeného elektronického podpisu místo kvalifikovaného
Částka 2/2018
- č. 21/2018:Skartační řízení z eSSL a komunikace s archivem
- č. 21/2018: Skartační řízení z eSSL a komunikace s archivem
- č. 20/2018: Příklady vybraných sekvencí SIP dle NSESSS 2017 (SIP verze 3)
- č. 19/2018: Datové balíčky SIP zasílané Národnímu archivu dle NSESSS 2017 (SIP verze 3)
- č. 18/2018: Tzv. dlouhodobé důvěryhodné archivy
- č. 17/2018: Paralelní platnost více spisových plánů u původce
- č. 16/2018: Používání pevných křížových odkazů
- č. 15/2018: Formáty digitálních komponent a jejich převod na výstupní datový formát
- č. 14/2018: K problematice velikosti a formátu komponent ukládaných v eSSL
- č. 13/2018: Ponechání vyřizujícího dokumentu pro výkon spisové služby
- č. 12/2018: Digitální a analogová forma dokumentu, její uvádění v evidenci dokumentů a v SIP
- č. 11/2018: K připravované novele zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě
- č. 10/2018: Ukončení zpracování datových balíčků SIP podle NSESSS z roku 2012
Částka 1/2018
- č. 9/2018: Zdroj dat pro určení formátu – MIMETYPE v METS
- č. 8/2018: Samostatné evidence dokumentů a rozhraní na propojení systémů spravujících dokumenty
- č. 7/2018: Pořadové číslo v SIP
- č. 6/2018: Využití elementu Neevidence a nepoužívání čísla jednacího
- č. 5/2018: Obsah datového balíčku SIP
- č. 4/2018: K povinnosti uvádět v eSSL a SIP ukládací jednotku u dokumentů v analogové podobě
- č. 3/2018: K otázce konfliktu skartačních režimů spisu a v něm zatříděných dokumentů
- č. 2/2018: Skartační řízení a evropské nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR)
- č. 1/2018: K problematice spisů, do nichž nejsou vloženy v eSSL žádné dokumenty