Informační list č. 1/2020: Převádění digitálních komponent do výstupních datových formátů ve správě ISSD napojených na eSSL
Doplnění Informačního listu č. 8/2018
V případě, kdy jsou digitální dokumenty a spisy ve výhradní správě ISSD a jsou v tomto systému vyřizovány a uzavírány, je nutné, aby jejich komponenty byly převáděny do výstupních datových formátů postupem podle § 69a Zákona s doložkou dle § 24 odst. 3 Vyhlášky nebo převedením zamítnutého (neschváleného) konceptu – srv. požadavek 2.1.2 NSESSS jako vlastního dokumentu (bez doložky). Podle ust. § 65 odst. 5 Zákona je součástí uzavření spisu kontrola „před uložením do spisovny a převedení dokumentů v digitální podobě do výstupního datového formátu“.
Před předáním do spisovny lze tedy provedení změny datového formátu kontrolovat a událost vyřízení/uzavření odmítnout, pokud komponenty nejsou ve výstupních datových formátech. V závislosti na jednotlivých implementacích mohou oba systémy používat společný modul pro převody do výstupních datových formátů nebo každý využívá vlastní prostředky.
Nedotčena zůstává povinnost převodu do výstupního datového formátu ve spisovně, pokud do ní byly již v minulosti uloženy komponenty v nevýstupních datových formátech (srv. č. 7/2019).