Seminář je zaměřen na problematiku jmenného rejstříku, jeho správu v rámci životního cyklu dokumentů a související požadavky vyplývající z legislativy v oblasti archivnictví, spisové služby a ochrany osobních údajů.
Účastníci získají praktický pohled na vedení, aktualizaci a využití údajů, včetně otázek skartačního řízení, vnitřních předpisů organizace a role správce jmenného rejstříku.

Podrobný popis semináře:

Seminář se věnuje správnému nastavení a vedení jmenného rejstříku nejen z hlediska legislativních požadavků, ale i z praktického pohledu práce s dokumenty a údaji.
Provedeme vás jednotlivými fázemi životního cyklu dokumentu – od příjmu a evidence údajů ve jmenném rejstříku v roli podatelny či zpracovatele, přes využití údajů pro vyhotovování dokumentů, až po skartační řízení.

Zaměříme se na:

• procesy automatického vytěžování a propojování dat,

• správné ztotožnění záznamů a práci s nevalidními záznamy,

• využití údajů při tvorbě a vypravování dokumentů,

• minimalizaci zpracování osobních údajů a podmínky pro jejich automatický výmaz.

Významnou část semináře věnujeme:

• začlenění jmenného rejstříku do vnitřních předpisů organizace (např. spisový řád),

• roli a požadavkům na správce jmenného rejstříku,

• integraci jmenného rejstříku mezi informační systémy a evidence organizace.

Seminář nabídne i pohled pověřenkyně pro ochranu osobních údajů na problematiku osobních údajů ve vztahu k jmennému rejstříku a shrne časté praktické problémy a otázky.

Harmonogram semináře:

• Legislativní ukotvení jmenného rejstříku

  • Ochrana osobních údajů (GDPR)

  • Archivnictví a spisová služba

• Ověření a aktualizace údajů

  • Autoritativní veřejné zdroje (např. ISZR, ISDS)

  • Interní zdroje organizace

• Role podatelny a zpracovatele dokumentu

• Ztotožnění a správa záznamů

  • Propojování údajů, práce s multiplicitními záznamy

• Využití údajů při vyhotovování a vypravování dokumentů

• Správa osobních údajů

  • Automatický výmaz, minimalizace údajů

  • Skartační řízení a uchovávání dat

• Organizační ukotvení jmenného rejstříku

  • Vnitřní předpisy

  • Správce jmenného rejstříku a jeho spolupráce s pověřencem

• Technické aspekty

  • Jmenný rejstřík mezi systémy spisové služby a evidencemi

• Praktická implementace

  • První zkušenosti a metodika

  • Výhody a nevýhody zavedení

  • Jmenný rejstřík jako „univerzální místo pravdy“

• Diskuze, časté dotazy, sdílení zkušeností