Informační list č. 16/2019: Forma dokumentu a její vliv na tvorbu SIP
Nelze připustit, aby při výběru archiválií docházelo ke ztrátě a ničení dokumentů z důvodu nastavení eSSL dodavatelem nebo uživatelem. Při tvorbě SIP předávaných k trvalému uložení digitálnímu archivu musí být dodržena následující pravidla specifikovaná i v č. 12/2018 Informačního listu.
- Pokud k analogovému dokumentu existuje digitální komponenta, bude vždy přidána do SIP její poslední verze (to se týká konceptu – pouze rozpracovaný dokument může existovat ve verzích, s. 5 NSESSS).
- U doručeného dokumentu nelze měnit původní formu dokumentu digitální/analogová, s výjimkou autorizované konverze listinného dokumentu podle zákona 300/2008 Sb. Dokument doručený e-mailem, do datové schránky nebo na technickém nosiči je vždy digitální.
Do SIP tedy musí být vždy vkládány digitální komponenty, pokud existují, včetně konceptů a prostých skenů. S ohledem na povinnosti původců dané zákonem, zejména vykonávat spisovou službu v eSSL, lze v předávání prázdných SIP (obsahujících pouze metadata) spatřovat porušení předpisů pro výkon spisové služby.
Upozorňujeme, že některé eSSL mají nastaven v administraci globální parametr, na jehož základě jsou automaticky vlastní dokumenty deklarovány jako analogové, i když ve skutečnosti fyzicky neexistují. Takovéto nastavení v případě eSSL vedené v elektronické podobě není legální, pokud není původcem dále upraveno dle správné formy konkrétního dokumentu nebo tuto úpravu znemožňuje další nastavení eSSl, je v rozporu s požadavkem 2.7.5 písm. p) NSESSS („v evidenci dokumentů se vede informace o tom, zda jde o dokument v digitální podobě nebo dokument v analogové podobě“).
NSESSS také na str. 20 uvádí „pro zajištění správy dokumentů v analogové podobě eSSL spravuje jejich metadata. Tato metadata umožňují správcovským a uživatelským rolím za podmínky platnosti kontroly přístupu vyhledávat, sledovat, vybrat, posuzovat, přenášet nebo zničit dokumenty v analogové podobě a přidělovat jim přístupová práva k dokumentům v analogové podobě stejným způsobem jako k dokumentům v digitální podobě.“
Při chybném nastavení, jde-li o dokumenty v digitální podobě, jestliže je jejich deklarovaná forma automaticky nastavena na analogovou podobu a nastavení není následně nikde při výkonu spisové služby opraveno, nebývají komponenty těchto dokumentů (díky stávajícím dalším nastavením eSSL) vloženy do SIP balíčků a dojde k jejich zničení, i když budou vybrány za archiválie. V případě výběru za archiválie tedy fakticky nedojde k předání dokumentů k trvalému uložení, ale došlo by k jejich zničení (srv. přestupek dle § 74 odst. 6 Zákona).
Žádáme všechny původce, aby překontrolovali, že jejich eSSL nemá tento parametr a důsledně kontrolovali formu dokumentu, který zařazují do skartačního řízení.